Les deux bienfaits de la gestion de projet sont de réduire la charge de travail tout en apportant une amélioration continue dans l’organisation du groupe. Cependant, quand la cohésion et l’efficacité des équipes diminuent, il est impératif de revoir sa méthode de gestion.
« 31 % des projets informatiques sont arrêtés en cours de route à cause d’une mauvaise gestion de projet »
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Plusieurs secteurs d’activité sont confrontés à «
l’effet tunnel » dans le déroulement de leurs projets. Ce phénomène se caractérise par l’absence de visibilité sur l’évolution et la conformité d’un projet jusqu’à sa livraison. La méthodologie de
gestion de projet Scrum occulte cet effet tunnel tout en facilitant le travail d’équipe. Nous vous présentons cette méthode que nous avons appliquée à notre équipe R&D dans cet article.
La méthodologie Scrum : un véritable changement
Scrum consiste à découper un projet en
plusieurs cycles de travail appelés «
sprints ». Ce principe de découpage garantit le suivi régulier de l’avancement des tâches et la détection réactive des problèmes. Ce suivi est la clef du succès de cette méthode. Initialement prévue pour l’organisation des projets importants dans le
secteur informatique, Scrum est désormais appliquée dans tous les domaines d’activité.
Chaque projet est un cas client
Chaque projet commence par un
User Story ou un cas client permettant d’identifier les enjeux du client et de définir les fonctionnalités qui lui sont nécessaires. Pendant cette première réunion, les membres de l’équipe définissent les grandes lignes du projet et chacun fait des estimations de la quantité de travail nécessaire pour l’accomplir. C’est une suite de Fibonacci ! Tout le monde doit s’exprimer parce que
les décisions se prennent à la majorité et très souvent à l’unanimité. Les estimations extrêmes expliquent leurs choix et des éclaircissements sont échangés pour trouver un consensus.
La méthode Scrum impose de
faire un arbitrage entre le business value et le poids des missions afin d’éviter les tâches à poids fort et valeur faible. L’ensemble des estimations du projet s’appelle un product backlog.
Après avoir évalué l’ampleur du projet, on enchaîne les différents sprints pendant tout le cycle de vie du projet.
Autre particularité de cette
approche agile sont les
daily stand-up meeting ; des réunions d’équipe très courtes (pas plus de 15 min par jour) pendant lesquelles tout le monde parle des difficultés rencontrées et de ses réussites. L’énonciation de ces difficultés favorise l’entraide et celle des réussites font (re)connaître les pôles de compétences.
Toujours dans la philosophie de l’
amélioration continue, une rétrospective a lieu après la revue des sprints. Autour d’une table ronde, l’équipe partage ses expériences, identifie les bonnes pratiques à adopter et vote pour la suppression des mauvaises habitudes.
Qui est qui dans le projet ?
La vie Scrum fixe un cadre de travail où une répartition des rôles est nécessaire. Trois rôles principaux sont identifiés :
Le Product Owner : une personne qui exprime le besoin du client et qui tranche sur l’importance des fonctionnalités. Elle doit être externe de l’équipe comme un
expert métier qui joue le rôle du client.
L’équipe : Elle a un rôle de
développeur. Chacun doit pouvoir apporter son savoir-faire et se mettre à la place des autres collaborateurs.
Le Scrum Master : un membre de l’équipe qui a un rôle transverse. Il est là pour garantir l’application des bonnes pratiques Scrum. Il protège l’équipe des éléments perturbateurs pour
garantir le traitement du contenu du sprint et les délais. Notez que la méthode Scrum ne casse pas la hiérarchie ! Le manager reste toujours en tête mais c’est au Scrum Master de l’alerter en cas d’arbitrage. Le Scrum master est un rôle tenu par un membre de l’équipe, idéalement, mais ce rôle doit être assuré tour à tour par tous les membres de l’équipe.
Les avantages de la méthode agile
Cette nouvelle méthode d’organisation du travail gagne en popularité en raison de ses nombreux avantages :
- L’équipe gagne en sérénité et en visibilité parce que les prévisions se font en équipe et les objectifs sont communs. Les problèmes sont détectés plus tôt et n’impactent que le sprint courant.
- L’équipe est autogérée. Cela crée un fort esprit d’équipe. Les membres se soutiennent et chacun fait progresser les autres. Ils partagent le travail en fonction des compétences et des affinités de tout le monde. En même temps, le manager n’a plus à distribuer de tâches et gagne du temps.
- Les membres de l’équipe deviennent pluridisciplinaires parce que les Users storys sont traités par tout le groupe et non par une personne définie.
Comment réussir le défi Scrum ?
Même si cela semble évident, l’application de cette
méthode agile est loin d’être facile. Pour vous accompagner dans la démarche Scrum, Alain Schmitt – Directeur R&D ERP du Groupe Divalto – partage quelques
bonnes pratiques qui faciliteront le déploiement de la méthode auprès de vos équipes.
- N’imposez pas la méthode à vos collaborateurs, mettez-la en place par petits bouts. Forcer un collaborateur à changer sa façon de travailler d’un coup serait trop violent.
- Impliquez les autres employés dans les projets. Le rôle du Product Owner, par exemple, peut être exercé par un commercial, un comptable ou encore un assistant qui se sent compétent sur le sujet en question. Leur participation les motive et permet de mieux connaître les solutions de l’entreprise.
- Fixer des sprints d’une longueur homogène
- Ne pas mélanger les rôles. Même si le Product Owner possède des connaissances en développement informatique, il ne doit pas prendre part dans l’estimation du temps de travail ; ce n’est pas son rôle.
- Changez le Scrum Master pour chaque projet mais pas pour chaque sprint. Chaque membre de l‘équipe doit se mettre à cette place et assumer les responsabilités du poste.
- N’engagez pas un sprint au-delà des capacités de vos collaborateurs. L’échec va les démotiver et générera des insatisfactions clients.
- Expérimentez : On progresse en faisant des erreurs !
56 % des directeurs qui optent pour une méthode agile ont choisi Scrum2. Leur choix est justifié par les résultats obtenus : le respect des délais de livraison des projets, la qualité des produits, la satisfaction des clients, … .
